REGLEMENT INTERIEUR

Article1  : Le présent règlement intérieur, élaboré conformément aux statuts de l'Association des Ingénieurs Diplômés de l'Ecole Polytechnique de Yaoundé, régit la vie de cette association tant sur le plan organisationnel que sur le plan fonctionnel.

Chapitre 1  : DES MEMBRES

Article 2  : Des membres titulaires

Tout ingénieur diplômé de l'Ecole Nationale Supérieure Polytechnique désirant être considéré comme membre titulaire doit remplir les conditions suivantes :

•  remplir et signer une fiche d'adhésion auprès du Secrétaire Général

•  payer auprès du trésorier du Bureau Exécutif les frais d'adhésion

Article 3  : La fiche d'adhésion comporte les éléments suivants :

•  nom, prénom, date et lieu de naissance de l'adhérent

•  année de sortie de l'Ecole et filière

•  une formule conçue par le Bureau Exécutif affirmant l'engagement de l'adhérent à respecter les textes régissant l'association.

Le Bureau Exécutif pourra ajouter tout autre élément qu'il jugera nécessaire pour une meilleure exploitation de la fiche d'adhésion.

Les informations sur les membres, mises à la disposition du Bureau Exécutif doivent être confidentielles.

Article 4  : De l'appartenance des membres titulaires à chaque groupe

Alinéa 1  : est considéré comme membre junior tout détenteur du diplôme d'ingénieur de l'Ecole Polytechnique de Yaoundé de moins de 10 ans.

Alinéa 2  : est considéré comme membre senior tout détenteur du diplôme d'ingénieur de l'Ecole Polytechnique de Yaoundé compris entre 10 et 20 ans.

Alinéa 3  : est considéré comme membre fellow tout détenteur du diplôme d'ingénieur de l'Ecole Polytechnique de Yaoundé de plus de 20 ans.

Article 5  : Des membres d'honneur de droit

Sont membres d'honneur de droit, les anciens présidents du Conseil d'Administration ou du Bureau Exécutif. Le Ministre en charge de l'enseignement supérieur est également membre d'honneur pendant sa durée en fonction. La prise d'effet du statut de membre d'honneur, fut-il de droit ou non, est toutefois consécutive à une résolution de l'Assemblée générale sur proposition motivée du conseil d'Administration .

Chapitre 2  : Des contributions et prestations

Article 6  : Tout membre titulaire ou d'honneur à jour de ses cotisations annuelles bénéficie d'une carte de membre délivré e par le Bureau et signé par le Président. Cette carte est annuelle.

Article 7  : La carte de membre comporte les informations suivantes :

•  nom, prénom, date et lieu de naissance de l'adhérent

•  numéro du reçu et date de payement de la cotisation annuelle

•  validité de la carte

•  photo 4x4

•  de manière générale, toute autre information jugée utile par le Bureau Exécutif permettant d'identifier le membre.

Article 8  : Le montant des frais d'adhésion est de 10.000 F CFA pour tous les adhérents. Ce montant est payable une seule fois et donne droit à une carte de membre .

Article 9  : De la cotisation annuelle

Alinéa 1 : Le taux de la cotisation de l'année en cours est fixé par le Conseil d'Administration sur proposition du Bureau Exécutif.

Alinéa 2 : La cotisation annuelle est due quelque soit la date d'admission du membre dans l'association en cours d'exercice. Toute nouvelle adhésion n'entraîne pas la régularisation des cotisations annuelles pour les années antérieures.

Alinéa 3  : Le règlement des contributions s'effectue pendant les deux premiers mois de l'année civile. Il donne droit à un reçu portant le montant de la somme versée.

Article 10  : Des prestations

Tout adhérent titulaire d'une carte de membre a droit aux prestations communes de l'AIDEPY, telles que rendues publiques en même temps que son budget annuel. Il s'agit entre autres  :

•  du courrier de l'association

•  des services offerts par l'association

•  d'un compte de messagerie sur le site Internet de l'association

•  de l'accès à l'espace « membre site Internet ».

Chapitre 3  : De l'assemblée générale ordinaire

Article 11  : l'Assemblée générale ordinaire est convoquée par le Président du Conseil d'Administration.

Article 12  : Des dispositions générales

Alinéa 1 : La convocation de l'Assemblée générale est adressée au moins un mois à l'avance aux adhérents.

Alinéa2 : La convocation comprend :

•  la lettre de convocation

•  l'ordre du jour

•  les résolutions de la dernière assemblée

•  éventuellement la liste des membres du Bureau Exécutif cooptés en cours d'exercice.

Alinéa 3  : Le rapport financier et les prévisions budgétaires sont disponibles au siège de l'association 10 jours avant la réunion pour les membres qui désirent en prendre connaissance.

Article 13  : L'Assemblée générale ordinaire est convoquée un samedi, dans la période allant de la seconde moitié de Mars à la première moitié d'avril de chaque année.

Article 14  : L'ordre du jour de l'Assemblée générale ordinaire doit comporter obligatoirement les points suivants :

•  examen et adoption du compte-rendu de la dernière Assemblée générale ordinaire ;

•  examen et adoption du compte-rendu des Assemblées générales extraordinaires éventuelles ;

•  rapport d'exécution des résolutions d'Assemblée Générale ;

•  rapport de fonctionnement du Conseil d'Administration

•  rapport financier

•  examen des prévisions budgétaires

•  amendements éventuels des Statuts et du Règlement intérieur

•  renouvellement éventuel du Conseil d'Administration et du Bureau Exécutif.

Article 15  : Les résolutions de l'Assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité simple des adhérents présents ou représentés.

Article 16  : le scrutin en Assemblée Générale est uninominal secret, à majorité simple des membres présents et à jour de leurs cotisations de l'année en cours.

Article 17  : Un bureau de séance est mis en place pour conduire l'Assemblée Générale  ;

Alinéa 1  : le Président du bureau de l'Assemblée Générale est désigné conformément à l'article 12 alinéa 3 des statuts de l'AIDEPY .

Alinéa 2  : s euls les adhérents titulaires d'une carte de membre et à jour de leurs cotisations de l'exercice en cours, peuvent prendre part aux travaux de l'Assemblée générale .

Alinéa 3  : le Président de l'Assemblée Générale désigne les membres du bureau de l'Assemblée Générale. Celui-ci est composé de :

•  un rapporteur Général ;

•  deux rapporteurs adjoints ;

•  deux scrutateurs  ;

Article 18  : Une fiche de présence à l'Assemblée générale ordinaire est mise à la disposition des membres présents. Elle comporte entre autres données  : les noms, prénoms, adresses téléphoniques et Internet, n° des cartes de membre et signatures des participants .

Chapitre 4  : De l'assemblée générale extraordinaire

Article 19  : Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le président du Conseil d'Administration ou par au moins 51% de membres titulaires dans les cas suivants :

•  crise grave menaçant la survie de l'association ;

•  crise grave menaçant l'Ecole Polytechnique ;

•  vacance de 50% de poste au sein du Conseil d'Administration ou du Bureau Exécutif ;

•  amendements nécessaires et urgents des textes de l'association.

Article 20  : l'ordre du jour de l'Assemblée générale extraordinaire comporte l'unique point ayant motivé sa convocation.

Chapitre 5  : Du Conseil d'Administration

Article 21  : Le conseil d'Administration est convoqué par son Président. Les invitations sont adressées par écrit à chaque administrateur au moins 10 jours avant la date de la session.

Article 22  : L'ordre du jour du Conseil d'Administration doit nécessairement comporter les points suivants :

•  examen du Rapport d'activités du Bureau Exécutif ;

•  examen du Rapport financier (lors des sessions consacrées au budget) ;

•  approbation des prévisions budgétaires (lors des sessions consacrées au budget) ;

•  rapport sur les relations de l'AIDEPY avec l'Ecole Polytechnique ;

•  rapport sur les placements des Ingénieurs diplômés de l'Ecole dans le secteur de l'emploi ou des responsabilités sociales ;

•  rapport sur les entreprises créées par les polytechniciens ;

•  revue des évènements et décisions socio-économiques récentes, susceptibles d'impacter le milieu de l'ingénieur diplômé de l'Ecole Nationale supérieure polytechnique ;

•  réflexion sur les orientations stratégiques de l'Association.

Article 23  : Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité simple des administrateurs présents. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante.

Article 24  : Les membres du Conseil d'Administration résidant hors de la ville de Yaoundé peuvent prétendre à des remboursements de frais de transport et éventuellement de frais d'hébergement, en fonction des disponibilités budgétaires .

Article 25  : Les résolutions du Conseil d'Administration orientent les activités du Bureau Exécutif et servent de base d'appréciation du travail de celui ci.

Article 26  : 

Alinéa 1  : La répartition des groupes de membres qui composent le Conseil d'Administration est la suivante :

•  70 % de membres du groupe fellow

•  20 % de membres du groupe senior

•  10 % de membres du groupe junior.

Alinéa 2  : Seuls les membres du groupe fellow, sont éligibles au poste de président du Conseil d'administration.

Chapitre 6  : Du Bureau Exécutif

Article 27  : Le Bureau Exécutif se réunit au moins une fois par mois au siège de l'association, sur convocation de son président .

Article 28  : Les décisions du Bureau Exécutif sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante.

Article 29  : Les membres du Bureau Exécutif résidant hors de la ville de Yaoundé peuvent prétendre à des remboursements de frais de transport et éventuellement de frais d'hébergement, en fonction des disponibilités budgétaires .

Article 30  : Le Bureau Exécutif dresse un compte-rendu de ses réunions dont copie est adressée au Conseil d'Administration et à l'Assemblée générale. Les comptes-rendus sont publiés sur le site Internet de l'association.

Article 31  : Le Président du bureau Exécutif peut appeler en consultation, à tout ou partie d'une séance du Bureau Exécutif, toute personne, membre ou non de l'Association, dont la compétence peut éclairer les débats.

Article 32 :

Alinéa 1  : La répartition des groupes de membres au sein du Bureau Exécutif est la suivante :

•  25 % de membres du groupe fellow

•  37,5 % de membres du groupe senior

•  37,5 % de membres du groupe junior.

Alinéa 2  : Seuls les membres du groupe senior sont éligibles au poste de président du Bureau Exécutif.

Chapitre 7  : Du Vote des membres du Conseil d'Administration et Bureau Exécutif

Article 33  :

Alinéa 1 : l es élections des membres du Conseil d'Administration et du Bureau Exécutif se font au scrutin de liste secret à un tour. Est déclaré élue, la liste ayant recueilli le maximum de suffrage.

Alinéa 2 : en cas d'égalité des voix, la liste comportant le plus de nouveaux membres aspirant à la gestion des organes de l'AIDEPY est déclarée élue. Si l'égalité persiste, l'arbitrage se fait par tirage au sort du plus jeune membre assistant à l'assemblée générale .

Article 34  : Ces élections peuvent se faire par procuration écrite pour les membres empêchés.

Article 35  : Toute liste ne respectant pas les répartitions de groupes de membres prévues pour le Conseil d'Administration (cf. article 26), et le Bureau Exécutif (article 32) sera rejetée.

Article 36  : Pour être éligible il faut être membre titulaire à jour de ses cotisations annuelles des deux derniers exercices au moins.

Article 37 : Les candidatures sont reçues au Bureau de l'Association vingt jours au moins avant la date de l'Assemblée Générale, et les listes retenues sont publiées dix jours avant l'Assemblée.

Chapitre 8  : Attributions des membres du Conseil d'Administration

Article 38  : Chaque membre du Conseil d'Administration est engagé , par l'accomplissement de sa tâche, à concourir à la réalisation des objectifs de l'association. Ainsi, les missions suivantes sont confiées à chaque membre :

Le Président  :

•  préside les réunions du Conseil d'Administration et éventuellement des assemblées générales ;

•  signe les procès-verbaux et comptes-rendus des réunions du conseil et des assemblées générales ;

•  suit l'exécution des décisions et résolutions du Conseil d'Administration

•  veille à la préservation de l'éthique de l'ingénieur polytechnicien.

Le Vice-Président  :

•  Seconde le Président et le remplace en cas d'absence ou de vacance du poste ;

•  Préside les réunions du Conseil des Délégués.

Le Président du Conseil peut lui déléguer certaines de ses responsabilités.

Le Rapporteur :

•  rapporte les points inscrits à l'ordre du jour du Conseil

•  rédige les comptes-rendus et procès-verbaux

•  co-signe les comptes-rendus et procès-verbaux avec le président.

Le Président du Bureau Exécutif est le Rapporteur du Conseil d'Administration, dont il n'est pas membre délibérant .

Les contrôleurs de gestion :

•  suivent la gestion des ressources de l'AIDEPY ;

•  prennent en attachement tous les biens mobiliers et immobiliers de l'AIDEPY et en assurent la comptabilité-matières ;

•  suivent les mouvements de fonds dont ils sont obligatoirement ampliataires des pièces comptables et en rendent compte par écrit à toutes les séances du Conseil d'Administration ;

•  présentent un rapport à chaque session d'Assemblée Générale ;

Chapitre 9  : Du Conseil des Délégués

Article 39  : Le Conseil des Délégués, organe annexe directement rattaché au Conseil d'Administration est composé de :

•  1 représentant de chaque promotion de 1974 à nos jours

•  1 Délégué de chaque Conseil Régional.

Article 40  : L'organisation du Conseil des Délégués, ses réunions, ainsi que ses attributions font l'objet d'un texte particulier validé par le Conseil d'Administration sur proposition du Bureau Exécutif.

Article 41  : le conseil des délégués est présidé par le Vice-président du Conseil d'Administration. Le conseil des délégués élit un rapporteur de séance au début de chacune de ses réunions.

Article 42  : Des commissions thématiques peuvent être créées au sein du conseil des délégués, par le Président du Conseil d'Administration, sur proposition du Vice-président du Conseil d'administration ou du président du bureau exécutif, en fonction des nécessités stratégiques de l'AIDEPY.

Chapitre 10  : Des Conseils Régionaux

Article 43  :

Alinéa 1 : Il est créé les Conseils régionaux suivants :

•  Conseil régional Centre – Sud – Est

•  Conseil régional Littoral – Sud Ouest

•  Conseil régional Ouest – Nord Ouest

•  Conseil régional Adamaoua – Nord – Extrême Nord

•  Conseil régional de la Diaspora.

Alinéa 2  : L'organisation type des Conseils régionaux est définie par le Conseil d'Administration. Les membres d'un Conseil régional sont toutefois autorisés à l'adapter en fonction de leurs spécificités régionales, sous réserve de faire approuver l'organisation modifiée par le Conseil d'Administration .

Article 44  : Les Conseils régionaux sont des représentations régionales de l'association dans leur ressort territorial. A ce titre, les membres désireux de se constituer en conseil régional adressent une demande motivée au Bureau Exécutif, qui la soumet à la sanction du Conseil d'Administration, accompagnée d'une note d'analyse signée du Président du Bureau Exécutif ou de son intérimaire .

Article 45  : Le budget des conseils régionaux est soumis à l'approbation du Conseil d'Administration.

Chapitre 11  : Attributions des membres du Bureau Exécutif

Article 46  : Chaque membre du Bureau Exécutif est engagé , par l'accomplissement de sa tâche concourir à la réalisation des objectifs de l'association. Ainsi, les missions suivantes sont confiées à chaque membre :

Le Président  :

Il est investi des pouvoirs indispensables pour réaliser les opérations nécessaires à la dynamique de la vie associative et à la mise en œuvre des décisions du Bureau Exécutif. A ce titre, il

•  est le président de l'Association  ;

•  r eprésente l'Association dans tous les actes de la vie civile ;

•  représente l'Association à toutes les instances auxquelles elle participe et notamment les organes directeurs de l'Ecole, les Jurys, les Commissions d'enseignement et de programmes et les organismes nationaux et internationaux représentatifs des ingénieurs ;

•  préside les réunions du bureau exécutif ;

•  suit l'exécution des décisions de l'assemblée générale ;

•  il est le gestionnaire des fonds de l'Association, sur la base du code de procédure approuvé préalablement par l'assemblée générale ;

•  il est responsable devant l'assemblée générale de la bonne gestion des fonds de l'Association ;

•  il est responsable devant l'assemblée générale de la réalisation des objectifs de l'association tels que définis dans les statuts ;

•  il rend compte de sa gestion au Conseil d'Administration et tient au siège de l'AIDEPY, à disposition du membre qui le demande, le rapport financier le plus récent, produit par les contrôleurs de gestion  ;

•  Il signe avec le trésorier ou le secrétaire général sur le compte bancaire de l'association ;

•  Il pourvoit au remplacement des membres défaillants du Bureau Exécutif.

Les Vice-Présidents  :

•  secondent le Président qui assure leur supervision , et le remplacent dans l'ordre en cas d'absence ou de vacance du poste.

Le 1 er Vice-président  : est chargé des affaires relatives aux emplois et carrières des ingénieurs diplômés de l'Ecole Nationale supérieure polytechnique ;

Le 2 ème Vice-président  : est chargé de la liaison avec l'Ecole Nationale supérieure polytechnique, du suivi de professionnalisation de ses programmes académiques, de l'assistance aux élèves-ingénieurs, du suivi des conversions des mémoires d'ingénieurs en projets industriels ;

Le 3 ème Vice-président  : est chargé de la communication interne, de l'actualisation de l'annuaire, de la diffusion des nouvelles techniques et de la réactivation des connaissances anciennes, jugées encore valides, ainsi que du développement des idées-projets et des joint-ventures entre entreprises des membres de l'AIDEPY ;

Le 4 ème Vice-Président  : est chargé des relations publiques, du montage des conventions partenariales, de la recherche et du suivi des placements de l'AIDEPY,

Le Secrétaire général  :

- élabore les convocations des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires ;

•  Assure le secrétariat des réunions, et prépare les comptes rendus ;

•  suit les différentes commissions et rend compte au Président ;

•  Rédige le rapport d'activités du Bureau Exécutif, sous la supervision du Président dudit bureau.

Le Secrétaire Général Adjoint  :

•  seconde le Secrétaire Général et le remplace en cas d'absence ou de vacance du poste ;

•  est responsable des archives de l'association ;

•  tient le fichier des membres de l'association et veille à la mise à jour de ce fichier ;

Le Trésorier :

•  est le principal caissier des fonds de l'association ;

•  est le comptable de l'association ;

•  effectue les différentes transactions financières de l'association sur ordre du Président du Bureau exécutif et conformément aux résolutions du Conseil d'Administration ; il adresse obligatoirement une copie des pièces comptables au(x) contrôleur(s) de gestion ;

•  est responsable devant l'Assemblée Générale des fonds qui lui sont confiés ;

•  tient le registre de gestion des fonds de l'association, ainsi que l'ensemble des originaux pièces comptables.

Chapitre 12  : Des dispositions financières

Article 47  : Les fonds, dons, legs, sponsoring… ou tous autres revenus de l'association sont destinés à la réalisation des objectifs tels que définis dans les statuts.

Article 48  : Les fonds de l'association sont logés dans un compte bancaire ouvert dans une institution financière agréée par la COBAC , de la place du siège de l'AIDEPY .

Article 49  : Les sorties de fonds sont réglementées par le code de procédure élaboré par le Bureau Exécutif, approuvé par le Conseil d'Administration et adopté par l'Assemblée générale .

Article 50  : La gestion des fonds doit être conforme aux normes comptables en vigueur.

Chapitre 13  : De la solidarité

Article 51  : L'association étudiera et mettra en place un cahier de charges pour les actions sociales en faveur des membres titulaires.

Article 52  : En cas de décès d'un membre ou de son conjoint, l'association a une obligation d'assistance. La nature de l'assistance est arrêtée par le Bureau Exécutif. Dans tous les cas, l'association devra être présente aux obsèques.

Chapitre 13  : De la discipline

Article 53  : la compétence disciplinaire au sein de l'AIDEPY est assurée par son Conseil d'Administration .

Article 54  : Le régime des sanctions applicables fait l'objet d'un texte particulier du conseil d'Administration. Toutefois, aucune exclusion ou radiation de membre ne peut être prononcée sans en référer à l'Assemblée générale qui statue en dernier ressort .

Article 55  : Toute décision du Conseil d'administration, à portée disciplinaire, peut faire l'objet d'un appel au niveau de l'Assemblée générale qui statue en dernier ressort .

Article 56  : La réhabilitation d'un membre exclu ne peut se faire qu'en Assemblée générale , avec une majorité de deux tiers des membres présents ou représentés, à la requête de l'intéressé et après avis motivé du Conseil d'Administration.

Le Conseil d'Administration constate l'incapacité du Bureau Exécutif à assumer ses responsabilités ( tenue des réunions mensuelles, mise en applications des résolutions de l'Assemblée générale et des décisions du conseil d'administration, etc. ), et engage la procédure de convocation de l'assemblée générale extraordinaire pour son remplacement.

Article 57  :

Alinéa 1  : le président du Bureau exécutif peut proposer au conseil d'Administration, le remplacement d'un membre de son bureau, coupable d'absence à au moins quatre réunions consécutives du Bureau Exécutif, ou à produire les résultats attendus de lui .

Alinéa 2 : la demande de remplacement est alors adressée au président du conseil d'administration, accompagnée des pièces justificatives du grief reproché, ainsi que du curriculum vitae du remplaçant proposé .

Article 58  : Le Bureau Exécutif constate la vacance du Conseil d'Administration ou son incapacité à tenir les sessions semestrielles et engage la procédure de convocation de l'assemblée générale extraordinaire pour son remplacement.

Chapitre 13  : Des dispositions finales

Article 59  : Le présent règlement intérieur est rendu public et des copies sont déposées à la Préfecture du Mfoundi et à la Direction de l' Ecole nationale Supérieure Polytechnique de Yaoundé.

Fait à Yaoundé le 21 juin 2003

P/Le Président du Conseil d'Administration                    Le Président du Bureau Exécutif

Jean-Baptiste KOUE                            Raymond TACHAGO

Revu à Yaoundé le 16 décembre 2006

P/ Le Président du Conseil d'Administration                    Le Président du Bureau Exécutif